Gestion du compte par les adhérents
Les fiches personnelles des adhérents sont gérées par le logiciel Galette, installé à l’adresse https://membres.aphec.fr/. Chaque membre de l’association a accès à sa fiche personnelle et peut mettre à jour ses informations.
Première connexion
Voici à quoi ressemble l’interface de connexion à Galette :
Nous n’avons pas conservé les mots de passe provenant de l’ancien site web de l’APHEC. Pour la première connexion, utilisez le lien « Mot de passe perdu ? » afin d’obtenir un nouveau mot de passe. Vous pouvez utiliser comme identifiant, indifféremment, l’identifiant de l’ancien site web ou bien l’adresse e-mail connue de l’APHEC.
Informations du compte adhérent
À partir de la rentrée 2022, tous les renouvellements d’adhésion seront enregistrés dans Galette, quel que soit le mode de paiement que vous utilisez. Le logiciel vous indique l’historique de vos contributions à l’association et la date de fin d’adhésion.
Sur votre fiche personnelle, assurez-vous que les informations suivantes sont bien à jour :
- adresse postale : elle est nécessaire pour éditer correctement les informations des reçus fiscaux, qui seront générés au début de l’année 2023 ;
- adresse électronique : c’est avec l’adresse renseignée dans Galette que vous recevrez tous les e-mails de l’association, notamment via les listes de diffusion. Les abonnements et désabonnements aux listes de diffusion se font automatiquement en fonction de vos informations personnelles.
Les personnes suivantes ont accès aux données des fiches personnelles :
- les correspondants des lycées, qui peuvent accéder aux fiches des adhérents dans leur lycée ;
- le conseil d’administration de l’association ;
- l’administrateur technique de Galette.
Galette fournit une liste des membres. Elle est accessible à tous les adhérents. Pour apparaitre sur cette liste, il faut être à jour de cotisation et avoir bien activé l’option dans sa fiche personnelle.
Abonnements aux listes de diffusion
L’association met à disposition des adhérents plusieurs listes de diffusion par e-mail. L’inscription à ses listes se fait en fonction du profil Galette de chaque adhérent :
- la liste aphec-officielle permet au bureau de communiquer des informations à l’ensemble des adhérents. Tous les adhérents à jour de cotisation sont inscrits à cette liste ;
- la liste aphec est une liste de discussion générale ouverte à tous les adhérents. Chaque adhérent est inscrit par défaut, mais peut choisir de modifier cette inscription (ou de la réactiver plus tard) ;
- les listes par discipline (par exemple aphec-math, aphec-lv, aphec-esh, etc.) permettent une discussion entre les professeurs d’une même discipline. L’inscription est automatique en fonction de la discipline d’enseignement principale renseignée dans la fiche adhérent dans Galette. Le compte Galette permet à chaque adhérent de modifier ses inscriptions à ces listes.
À partir de la rentrée 2023 et à chaque campagne annuelle d’adhésions, l’abonnement aux listes de diffusion est suspendu, à partir du mois d’octobre, pour les membres qui ne renouvellement pas leur cotisation à l’association.
Gestion des adhérents par les correspondants
Chaque lycée est représenté par un « Groupe » dans Galette. Les adhérents sont membres du groupe de leur lycée, les correspondants sont responsables du groupe.
Pour la rentrée scolaire 2022, dans Galette, les correspondants peuvent :
- créer les fiches des collègues qui adhèrent à l’APHEC pour la première fois,
- modifier les fiches des collègues qui ne ré-adhérent pas en changeant leur statut en « Ancien membre »,
- laisser en « Membre actif » les adhérents qui renouvellent leur cotisation. La cotisation est enregistrée (pour cette année) par le trésorier de l’association. Il n’y a pas d’adhésion à pré-valider.
Les collègues sont inscrits automatiquement aux listes de diffusion dès que la cotisation est enregistrée par le bureau.
