Statuts et règlement de l’APHEC
Statuts et règlement de l’APHEC
Règlement intérieur du Conseil d’administration de l’APHEC
Règlement intérieur du Conseil d’administration de l’APHEC
Adopté lors du Conseil d’administration du 1er juin 2024
La confidentialité
Seuls les membres actuellement au Conseil d’administration sont destinataires des échanges qui circulent sur la liste de cette instance.
Les membres du Conseil d’administration s’engagent à ne pas diffuser nos échanges internes à un organisme ou à une personne extérieure, sauf cas particulier qui suppose l’accord de l’auteur d’un message, du Président ou des Vice-présidents.
Les règles de débat et de communication au sein du Conseil d’administration
Pendant les réunions
Nous nous engageons collectivement à respecter l’ordre du jour. Il est important de veiller à ce que tous ceux qui souhaitent prendre la parole puissent le faire, dans l’ordre où elle a été demandée.
Chacun s’engage à ne pas monopoliser ni couper la parole.
Chaque fois que les débats n’aboutissent pas à un consensus, nous tranchons par un vote à main levée. Les résultats du vote peuvent être signalés sur le compte rendu de la réunion diffusé aux adhérents. S’il n’y a pas d’urgence, le Conseil d’administration peut décider de poursuivre le débat à la prochaine réunion.
Les votes à bulletins secrets sont de règle pour les décisions portant sur les fonctions des personnes au
Conseil d’administration (voir ce qui est prévu en la matière par les statuts).
Hors des réunions
Chacun s’engage à éviter sur la liste du Conseil d’administration tout propos s’apparentant à des attaques personnelles envers un autre membre de ce Conseil. Les conflits ou désaccords entre deux membres du Conseil d’administration doivent être prioritairement réglés de manière bilatérale.
La circulation de l’information au sein du Conseil d’administration
Chaque fois qu’un membre du Conseil d’administration représente cette instance dans une réunion ou manifestation à l’extérieur (commission Accès aux grandes écoles, Liesse, audiences diverses…), il s’engage à en faire un rapide compte rendu aux autres membres du Conseil d’administration dans les jours qui suivent ou, au plus tard, lors de la prochaine réunion du Conseil.
Engagements des administrateurs
Chaque administrateur s’engage à remplir le rôle induit par la confiance des adhérents lors de son élection. Ainsi, il est nécessaire de publier les sujets de concours, d’assister aux réunions ou commissions (notamment lors des journées que les écoles organisent pour les prépas), d’en faire un compte rendu pour les adhérents. Toute question d’un adhérent doit recevoir une réponse rapide. Certes, les impératifs professionnels ou personnels de chacun font que la disponibilité des administrateurs est plus ou moins forte dans le temps. Une entente entre les élus d’une même discipline peut permettre à l’un d’entre eux seulement d’être délégué à tel ou tel évènement ou interaction avec les adhérents. Lorsqu’aucun élu du Conseil d’administration n’est disponible lors des commissions disciplinaires dans les écoles, il est nécessaire de solliciter si possible un adhérent qui y participera afin qu’il rapporte à tous les informations collectées.
La publication des comptes rendus des réunions du Conseil d’administration
Un délai minimum de 48 h entre la diffusion aux administrateurs et la publication sur notre site est respecté. Le Président décide de la publication des comptes rendus des réunions du Conseil d’administration ou de toute autre manifestation concernant l’association, après prise en compte éventuelle des remarques et propositions d’ajustements exprimées pendant le délai de 48 h suivant la diffusion aux membres du Conseil d’administration. Les comptes rendus concernant une discipline ou une langue sont publiés lorsqu’ils font l’objet d’un accord entre tous ses représentants au Conseil d’administration.
Aphec@ctu n’est pas soumis au délai de prépublication aux membres du Conseil d’administration de 48 h.
La communication extérieure
Chaque administrateur, dans son expression publique écrite et orale, dans ses contacts avec les médias ou les officiels (écoles, ministères, etc.) représente l’APHEC. Il convient donc de vérifier qu’aucun propos dissonant avec les orientations définies en Conseil d’administration ne soit exprimé. Si un administrateur exprime un avis personnel (et non au titre de l’APHEC), il doit veiller à le préciser de la manière la plus explicite possible.
Lorsqu’un membre du Conseil d’administration publie au nom de l’APHEC des contenus sur une liste disciplinaire exprimant un avis ou un projet, il doit veiller à recueillir l’accord des autres élus de la même discipline. Les contenus « neutres » comme les annales de concours ou la publicité pour tel ou tel évènement en relation avec la discipline ne sont pas concernés par cette règle.
Le remboursement des frais engagés par les administrateurs
Les frais de déplacement ou nuitées d’hôtels liés aux réunions du Conseil d’administration sont pris en charge par l’association, après accord et sous la responsabilité du Trésorier et du Président. Il est recommandé de prendre les billets de train ou d’avion suffisamment tôt pour bénéficier des meilleurs tarifs. Si la réservation d’une nuitée est nécessaire, l’administrateur est remboursé de ses débours sur présentation de la facture acquittée de l’hôtel.
En cas d’empêchement ou d’annulation d’un évènement, les billets de transport ou réservations d’hôtels qui ne sont ni échangeables ni remboursables ne seront pas remboursés par l’APHEC. Même si le prix à payer est supérieur, il faut donc toujours choisir les billets et réservations échangeables ou remboursables.
Les frais de déplacement sur le territoire national liés aux réunions dans les instances où notre association est représentée (Conférence des Grandes Écoles, commissions diverses, Comité de suivi, Forums parrainés par l’APHEC, Salons, etc.) ou dans des groupes de travail et réunions associant notre tutelle ou nos partenaires (Grandes Écoles, syndicats d’enseignants, etc.) seront remboursés par l’association dans les mêmes conditions.
Les frais de déplacement hors de la métropole, par exemple dans le cadre du rayonnement international de l’APHEC, ne sont pas pris en charge par notre association, sauf si le Conseil d’administration décide à la majorité de participer en totalité ou partiellement au financement de ce déplacement.
Adopté lors du Conseil d’administration du 1er juin 2024
La confidentialité
Seuls les membres actuellement au Conseil d’administration sont destinataires des échanges qui circulent sur la liste de cette instance.
Les membres du Conseil d’administration s’engagent à ne pas diffuser nos échanges internes à un organisme ou à une personne extérieure, sauf cas particulier qui suppose l’accord de l’auteur d’un message, du Président ou des Vice-présidents.
Les règles de débat et de communication au sein du Conseil d’administration
Pendant les réunions
Nous nous engageons collectivement à respecter l’ordre du jour. Il est important de veiller à ce que tous ceux qui souhaitent prendre la parole puissent le faire, dans l’ordre où elle a été demandée.
Chacun s’engage à ne pas monopoliser ni couper la parole.
Chaque fois que les débats n’aboutissent pas à un consensus, nous tranchons par un vote à main levée. Les résultats du vote peuvent être signalés sur le compte rendu de la réunion diffusé aux adhérents. S’il n’y a pas d’urgence, le Conseil d’administration peut décider de poursuivre le débat à la prochaine réunion.
Les votes à bulletins secrets sont de règle pour les décisions portant sur les fonctions des personnes au
Conseil d’administration (voir ce qui est prévu en la matière par les statuts).
Hors des réunions
Chacun s’engage à éviter sur la liste du Conseil d’administration tout propos s’apparentant à des attaques personnelles envers un autre membre de ce Conseil. Les conflits ou désaccords entre deux membres du Conseil d’administration doivent être prioritairement réglés de manière bilatérale.
La circulation de l’information au sein du Conseil d’administration
Chaque fois qu’un membre du Conseil d’administration représente cette instance dans une réunion ou manifestation à l’extérieur (commission Accès aux grandes écoles, Liesse, audiences diverses…), il s’engage à en faire un rapide compte rendu aux autres membres du Conseil d’administration dans les jours qui suivent ou, au plus tard, lors de la prochaine réunion du Conseil.
Engagements des administrateurs
Chaque administrateur s’engage à remplir le rôle induit par la confiance des adhérents lors de son élection. Ainsi, il est nécessaire de publier les sujets de concours, d’assister aux réunions ou commissions (notamment lors des journées que les écoles organisent pour les prépas), d’en faire un compte rendu pour les adhérents. Toute question d’un adhérent doit recevoir une réponse rapide. Certes, les impératifs professionnels ou personnels de chacun font que la disponibilité des administrateurs est plus ou moins forte dans le temps. Une entente entre les élus d’une même discipline peut permettre à l’un d’entre eux seulement d’être délégué à tel ou tel évènement ou interaction avec les adhérents. Lorsqu’aucun élu du Conseil d’administration n’est disponible lors des commissions disciplinaires dans les écoles, il est nécessaire de solliciter si possible un adhérent qui y participera afin qu’il rapporte à tous les informations collectées.
La publication des comptes rendus des réunions du Conseil d’administration
Un délai minimum de 48 h entre la diffusion aux administrateurs et la publication sur notre site est respecté. Le Président décide de la publication des comptes rendus des réunions du Conseil d’administration ou de toute autre manifestation concernant l’association, après prise en compte éventuelle des remarques et propositions d’ajustements exprimées pendant le délai de 48 h suivant la diffusion aux membres du Conseil d’administration. Les comptes rendus concernant une discipline ou une langue sont publiés lorsqu’ils font l’objet d’un accord entre tous ses représentants au Conseil d’administration.
Aphec@ctu n’est pas soumis au délai de prépublication aux membres du Conseil d’administration de 48 h.
La communication extérieure
Chaque administrateur, dans son expression publique écrite et orale, dans ses contacts avec les médias ou les officiels (écoles, ministères, etc.) représente l’APHEC. Il convient donc de vérifier qu’aucun propos dissonant avec les orientations définies en Conseil d’administration ne soit exprimé. Si un administrateur exprime un avis personnel (et non au titre de l’APHEC), il doit veiller à le préciser de la manière la plus explicite possible.
Lorsqu’un membre du Conseil d’administration publie au nom de l’APHEC des contenus sur une liste disciplinaire exprimant un avis ou un projet, il doit veiller à recueillir l’accord des autres élus de la même discipline. Les contenus « neutres » comme les annales de concours ou la publicité pour tel ou tel évènement en relation avec la discipline ne sont pas concernés par cette règle.
Le remboursement des frais engagés par les administrateurs
Les frais de déplacement ou nuitées d’hôtels liés aux réunions du Conseil d’administration sont pris en charge par l’association, après accord et sous la responsabilité du Trésorier et du Président. Il est recommandé de prendre les billets de train ou d’avion suffisamment tôt pour bénéficier des meilleurs tarifs. Si la réservation d’une nuitée est nécessaire, l’administrateur est remboursé de ses débours sur présentation de la facture acquittée de l’hôtel.
En cas d’empêchement ou d’annulation d’un évènement, les billets de transport ou réservations d’hôtels qui ne sont ni échangeables ni remboursables ne seront pas remboursés par l’APHEC. Même si le prix à payer est supérieur, il faut donc toujours choisir les billets et réservations échangeables ou remboursables.
Les frais de déplacement sur le territoire national liés aux réunions dans les instances où notre association est représentée (Conférence des Grandes Écoles, commissions diverses, Comité de suivi, Forums parrainés par l’APHEC, Salons, etc.) ou dans des groupes de travail et réunions associant notre tutelle ou nos partenaires (Grandes Écoles, syndicats d’enseignants, etc.) seront remboursés par l’association dans les mêmes conditions.
Les frais de déplacement hors de la métropole, par exemple dans le cadre du rayonnement international de l’APHEC, ne sont pas pris en charge par notre association, sauf si le Conseil d’administration décide à la majorité de participer en totalité ou partiellement au financement de ce déplacement.